शासकीय पत्रों की विशेषताओं पर प्रकाश डालिए। Throw light on the features of official letters.

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शासकीय पत्रों का स्वरूप अन्य पत्रों से भिन्न होता है। इसकी भाषा पूरी तरह औपचारिक होती है। इन पत्रों के प्रारूपों अथवा आलेखों की रूपरेखा भी प्रायः निश्चित होती है। प्रायः कार्यालयों में परिपत्र आदेश, अधिसूचना, ज्ञापन, अनुस्मारक एवं पृष्ठांकन आदि पत्र लिखे जाते हैं। इन सभी प्रकार के पत्रों में साहित्यिक या अनौपचारिक भाषा का प्रयोग नहीं होता। भाषा अत्यन्त सरल एवं स्पष्ट होनी चाहिए। भाषा में शिष्टता होनी चाहिए। वाक्य गठन होना चाहिए। अनेकार्थक भाषा का प्रयोग सरकारी पत्रों में नहीं करना चाहिए। सरकारी पत्रों में सबसे ऊपर संख्या दी जाती है, उसके बाद पत्र प्रेषक के कार्यालय का नाम उल्लेखित रहता है। स्थान एवं दिनांक का उल्लेख करना भी शासकीय पत्रों में अत्यावश्यक है। प्रेषिती अपना नाम, पद एवं पता पत्र के अन्त में अवश्य लिखता है। पत्र के प्रारंभ में बाईं ओर पदनाम के अनुसार संबोधन होता है। शासकीय पत्रों की मान्यता तभी होती है, जब उसमें प्रेषित के हस्ताक्षर किये गये हैं। शासकीय पत्रों को अनेक बार विविध कार्यालयों को पृष्ठांकित भी किया जाता है।


The form of government letters is different from other letters. Its language is completely formal. The formats of these letters or the outline of the articles are also often fixed. Circular orders, notifications, memoranda, reminders and endorsements, etc., are often written in the offices. Literary or informal language is not used in all these types of letters. The language should be very simple and clear. There should be politeness in the language. There should be sentence formation. Multiple language should not be used in official letters. Government letters are numbered at the top, followed by the name of the sender’s office. Mentioning the place and date is also necessary in official letters. The addressee must write his name, post and address at the end of the letter. At the beginning of the letter there is an address according to the designation on the left. Official letters are recognized only when the sender’s signature has been made in it. Government letters are also endorsed many times to various offices.

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